Íslenskt atvinnulíf og fjárhagsáætlanir á óvissutímum

Tímabilið 2014 til 2017 var unnin rannsókn um áhrif óvissu í ytra umhverfi á fjárhagslega áætlanagerð í fyrirtækjum. Rannsóknin tók yfir 300 stærstu fyrirtæki Íslands og var unnin í kjölfar bankahruns og samdráttar. 

Catherine Elisabet Batt kennir stjórnunarreikningsskil á bæði Bs og Ms stigi í Háskólanum í Reykjavík samhliða doktorsnámi sínu. Hún segir margt athyglisvert í niðurstöðum rannsóknarinnar sem mögulega er hægt að horfa til nú þegar samdráttarskeið er framundan og óvissan mikil. 

Þar bendir hún á að of fá fyrirtæki eru með fjárhagsáætlanir sínar mjög vel tengdar við stefnu fyrirtækisins en þessi tenging hefur mikil áhrif á að fyrirtækjum gengur betur sé þetta mjög vel samtvinnað. 

Þá segir hún marga ekki þekkja nýjar aðferðir í áætlanaðagerð. 

Það er líka athyglisvert að margir virðist ekki þekkja aðferðir á borð við Activity Based Budgeting, Beyond Budgeting og jafnvel Balance Scorecard,“ 

segir Catherine.

Í rannsókninni voru viðfangsefni óvissu í ytra umhverfi fyrirtækja skilgreind sem efnahagslegir, pólitískir, tæknilegir, lagalegir eða samkeppnislegir þættir, þ.e. þættir sem eiga það sameiginlegt að fyrirtæki geta haft lítil áhrif á. Þegar hraðar breytingar gerast í þessum þáttum leðir það til óvissu sem aftur leiðir til skorts á upplýsingum til að skipuleggja framtíðina. 

Rannsóknin var unnin í samstarfi við Deloitte á Íslandi en sjálf hefur Catherine einnig rannsakað áhrif fjármálakreppu á stjórnunarreikningskila aðferðir í íslenskum fyrirtækjum, sérstaklega í áætlanagerð og innra eftirliti. Þá hefur Catherine rannsakað breytingar á stjórnunarreikningaskilaaðferðum í bönkum á Íslandi og í Danmörku.

Hverjar eru helstu niðurstöður rannsóknarinnar?

„Óvissan er mæld í 12 mismunandi þættir frá hegðun birgja, þróun á atvinnumarkaði, fjárhagslegt umhverfi og tæknilegar breytingar sem dæmi.

Bæði 2014 og 2017 töldu fjármálastjórar sig finna fyrir óvissu í rekstrar umhverfi. En það sem er áhugavert er að þeir fundu fyrir meiri óvissu 2017 en 2014.

Á skalanum 1 til 5, voru allir þættir fyrir ofan meðaltal.

Hvað varðar áætlanagerð, niðurstöður rannsóknarinnar sýna að 99% fyrirtækja framkvæma áætlanagerð, 84% fjármálastjóra telja að áætlanagerð sé mikilvæg stjórntæki, og að 75% sjá mikil virði (e.value) í áætlanagerð.

En, niðurstöðurnar sýna líka að aðeins um 35% fjármálastjóra telja að áætlanagerðin sé vel tengd stefnu fyrirtækisins, og eingöngu 7,5% telja að áætlanagerð sé mjög vel tengd stefnu fyrirtækisins, en þau fyrirtæki standa sig betur en önnur.

Áhugavert er líka að þau fyrirtæki sem leggja meira áhersla í áætlunargerð standa sig betur en önnur. Sérstaklega á það við þegar stjórnendur rýna og uppfæra áætlanir með stuttu millibili. 

Einnig eru fyrirtæki sem gera fleiri áætlanir, t.d. söluáætlanir, birgðaáætlanir, fjárhagsáætlanir osfrv. að standa sig betur en fyrirtæki sem gera færri og einfaldari áætlanir.

Rannsóknin sýndi einnig að fyrirtæki sem nota áætlanagerð sem samskiptaleið við starfsmenn og hagsmunaaðila, standi sig betur fjárhagslega

og 78% fjármálastjóra telja að áætlunargerðin hjálpar þeim að sjá fyrir vandamál sem fyrirtækið kann að standa frammi fyrir, og þau fyrirtæki standi sig betur en önnur.“

Hvað fannst þér athyglisverðast?

„Mér fannst margt mjög áhugavert. Það sem er ótrúlegt er að þrátt fyrir að margar kreppur og krísur hafa átt sér stað, hingað til hafa ekki verið gerðar markvissar rannsóknir á hvernig haga ber áætlanagerð á óvissutímum. Hins vegar, hafa alls konar tillögur komið fram um hvað skal gera þegar kemur að áætlunargerð á óvissutímum. 

Til dæmis að uppfæra áætlanagerðaferlið oftar og að tengja það betur við stefnu og stjórnkerfi. Enn fremur hefur verið lagt til að hætta alfarið með áætlunargerð og nota aðrar aðferðir.

En rannsóknin sýnir að tíðari uppfærslur og tengsl við stefnu virðist skila fyrirtækjum betri árangri í óvissu. 

En ég var hissa að sjá að 42,5% fyrirtæki telji að tengsl sé milli stefnunnar og áætlanagerðar, ég hefði vilja sjá töluvert hærra hlutfall. Þrátt fyrir það, 75% fjármálastjóra telja að áætlanagerð skapi virði. Til að skapa virði þarf áætlanagerð að vera í tengslum við stefnu fyrirtækisins.

Ég var mjög hissa að sjá að tæp 30% fjármálastjóra gætu hugsa sér að sleppa við áætlanagerð. 

Þetta er athyglisvert, en ég myndi frekar mæla með að fyrirtækjum endurskoði sínar áætlanir oftar og tengi það betur við stefnuna sína þar sem við erum að sjá að það skilar betri árangur.“

Er eitthvað í niðurstöðunum sem þú telur fyrirtæki geta nýtt sér nú á tímum mikillar óvissu?

„Eitt er að skilja að áætlanir eru gerðar til að skapa mynd af framtíðinni. En áætlunargerðarferlið er jafnmikilvægt, ef ekki mikilvægara, en þær tölur sem koma fram í áætluninni sjálfri. Það er þetta ferli sem býr stjórnendur undir breytingar og óvissu.

Erlendar rannsóknir sýna að áætlunargerð sé eitt mikilvægasta stjórntækið, en það þarf að notast á réttan hátt ef það á að skapa virði. 

Þetta þýðir meðal annars að stjórnendur verða að formfesta tíðar uppfærslur áætlunar, gera áætlanir fyrir alla rekstrarþætti fyrirtækis, tengja áætlun við stefnu á sýnilegan hátt, og gera áætlanir sýnilegar fyrir starfsmenn og hagsmunaaðila.

Áætlanagerð er ekki tímaeyðsla. Hún er mikilvægt stjórntæki sem nota þarf á réttan hátt og ekki láta daga uppi í fyrirtækjum í steinrunna árlega ferla.“