Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Hent nauðugri út úr hryllingshúsi vegna ógreiddrar leigu Innlent Ætla að hernema Gasaströndina Erlent Segir réttarríkið standa í vegi sínum Erlent Ekki sé hægt að kaupa fólk út eða rífa hús sem séu byggð samkvæmt leyfum Innlent Allt of mikið af svipuðum íbúðum á markaði skapi misræmi Innlent Komu naumlega í veg fyrir hryðjuverkaárás í Bretlandi Erlent Með bæði betri og fleiri vopn en síðast Erlent Bíða með að selja íbúðir frekar en að lækka verðið Innlent Fjórtán börn handtekin eftir að drengur lést í eldsvoða Erlent Skallaði mann og dónalegur við lögregluþjóna Innlent Fleiri fréttir Brosa hringinn á upphafsdegi strandveiða Strandveiðar hafnar og óvissa í kvikmyndagerð Í beinni: Málþing um snjóflóð og samfélög Hent nauðugri út úr hryllingshúsi vegna ógreiddrar leigu Skallaði mann og dónalegur við lögregluþjóna Ekki sé hægt að kaupa fólk út eða rífa hús sem séu byggð samkvæmt leyfum Allt of mikið af svipuðum íbúðum á markaði skapi misræmi Bíða með að selja íbúðir frekar en að lækka verðið Óboðlegt að vista hælisleitendur sem eigi að vísa úr landi í fangelsum Brottfararstöð fyrir hælisleitendur og fasteignamarkaður í ójafnvægi Óvenjulítill snjór á hálendinu auki rýrnun jökla í sumar Segist hafa skipað hæfasta fólkið þvert á athugasemdir verkfræðinga Bæjarstjóri Ölfus biðlar til ríkisins vegna Garðyrkjuskólans „Maður skyldi ætla að það þurfi tiltekið siðferði til að starfa í lögreglunni“ Snjólaust á fjöllum og Garðyrkjuskólinn grútnar niður Njósnamálið, hræringar í evrópskum stjórnmálum og fjárhagur borgarinnar Eldur í bíl við fjölbýlishús í Urriðaholti Vakinn af „ölvunarsvefni“ inni á baði og brást ókvæða við Býður upp á sögugöngu um svæðið sem hún vill vernda Sex ára framtíðar sauðfjárbóndi á Rangárvöllum Samfylkingin bætir við sig og sauðburður á fullu Sinueldur við Landvegamót Sigldi ölvaður utan í annan bát og endaði í grjótgarði Kvartöld liðin frá jarðskjálftunum 17. júní á Suðurlandi Samfylkingin með 29 prósenta fylgi „Þetta hefur verið sorgleg þróun“ Mörg hundruð óseldar fasteignir og sótt í sund Rykið dustað af sólbekkjunum Nágrannaerjur, grjótkast og „víðáttuölvuðum“ veitt eftirför Nýtt 44 herbergja hjúkrunarheimili byggt í Hveragerði Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Hent nauðugri út úr hryllingshúsi vegna ógreiddrar leigu Innlent Ætla að hernema Gasaströndina Erlent Segir réttarríkið standa í vegi sínum Erlent Ekki sé hægt að kaupa fólk út eða rífa hús sem séu byggð samkvæmt leyfum Innlent Allt of mikið af svipuðum íbúðum á markaði skapi misræmi Innlent Komu naumlega í veg fyrir hryðjuverkaárás í Bretlandi Erlent Með bæði betri og fleiri vopn en síðast Erlent Bíða með að selja íbúðir frekar en að lækka verðið Innlent Fjórtán börn handtekin eftir að drengur lést í eldsvoða Erlent Skallaði mann og dónalegur við lögregluþjóna Innlent Fleiri fréttir Brosa hringinn á upphafsdegi strandveiða Strandveiðar hafnar og óvissa í kvikmyndagerð Í beinni: Málþing um snjóflóð og samfélög Hent nauðugri út úr hryllingshúsi vegna ógreiddrar leigu Skallaði mann og dónalegur við lögregluþjóna Ekki sé hægt að kaupa fólk út eða rífa hús sem séu byggð samkvæmt leyfum Allt of mikið af svipuðum íbúðum á markaði skapi misræmi Bíða með að selja íbúðir frekar en að lækka verðið Óboðlegt að vista hælisleitendur sem eigi að vísa úr landi í fangelsum Brottfararstöð fyrir hælisleitendur og fasteignamarkaður í ójafnvægi Óvenjulítill snjór á hálendinu auki rýrnun jökla í sumar Segist hafa skipað hæfasta fólkið þvert á athugasemdir verkfræðinga Bæjarstjóri Ölfus biðlar til ríkisins vegna Garðyrkjuskólans „Maður skyldi ætla að það þurfi tiltekið siðferði til að starfa í lögreglunni“ Snjólaust á fjöllum og Garðyrkjuskólinn grútnar niður Njósnamálið, hræringar í evrópskum stjórnmálum og fjárhagur borgarinnar Eldur í bíl við fjölbýlishús í Urriðaholti Vakinn af „ölvunarsvefni“ inni á baði og brást ókvæða við Býður upp á sögugöngu um svæðið sem hún vill vernda Sex ára framtíðar sauðfjárbóndi á Rangárvöllum Samfylkingin bætir við sig og sauðburður á fullu Sinueldur við Landvegamót Sigldi ölvaður utan í annan bát og endaði í grjótgarði Kvartöld liðin frá jarðskjálftunum 17. júní á Suðurlandi Samfylkingin með 29 prósenta fylgi „Þetta hefur verið sorgleg þróun“ Mörg hundruð óseldar fasteignir og sótt í sund Rykið dustað af sólbekkjunum Nágrannaerjur, grjótkast og „víðáttuölvuðum“ veitt eftirför Nýtt 44 herbergja hjúkrunarheimili byggt í Hveragerði Sjá meira