Ein­föld hug­mynd sem er nú orðin grunn­stoð í rekstri þúsunda fyrir­tækja

„Hugmyndin kviknaði í raun árið 2016,“ segir Björn Hr. Björnsson, framkvæmdastjóri og einn af þremur stofnendum Payday. „Ég og félagi minn Gunnar Gils Kristinsson vorum í sjálfstæðum rekstri og þurftum allt í einu að fara að senda reikninga, greiða laun og sinna samskiptum við skattinn og lífeyrissjóði. Okkur fannst þetta allt mjög yfirþyrmandi og leituðum því til vinar okkar Stefáns Ara Guðmundssonar sem hefur mikla reynslu af bókhaldi og rekstri. Hann hjálpaði okkur með fyrstu skrefin en fljótlega kviknaði þó spurningin sem síðar varð kveikjan að fyrirtækinu: Er ekki til einfaldari leið?“

Saman stofnuðu þeir þrír fyrirtækið Payday. „Okkur fannst að það hlyti að vera hægt að búa til lausn sem tengdi þetta allt saman á aðgengilegan hátt. Í upphafi vorum við fyrst og fremst að hugsa um sjálfstætt starfandi einstaklinga.“

„Ég er búinn að nota Payday í nokkur ár og ég er ekkert að fara neitt frá þeim.”  Bjarni Geir Lúðvíksson, eigandi Reykjavík Asian.

Það reyndist rétt mat á þörf markaðarins. Payday fór glimrandi af stað og óx hratt. Áður en langt um leið fóru fyrirtæki að banka upp á og spyrja hvers vegna lausnin væri ekki einnig sniðin að þeim. „Strax árin 2018 og 2019 fórum við að þróa kerfið þannig að það gæti líka stutt við einkahlutafélög og aðra lögaðila,“ segir Björn.

Hlutirnir breytast hratt

Það er áhugavert að hugsa til þess að upphaflega ætluðu stofnendurnir sér alls ekki að byggja bókhaldskerfi. „Við sögðum beinlínis við okkur sjálfa að við ætlum aldrei að þróa bókhaldskerfi,“ segir hann. „En hlutirnir breytast hratt.“

Árið 2020 var fjárhagsbókhald byggt inn í lausnina og þar með hafði Payday tekið stórt stökk. Frá þeim tíma hefur vöxturinn verið stöðugur, um 40–50% á ári. Í dag eru um 90% viðskiptavina fyrirtækisins lögaðilar og lausnin þjónustar nú um 8.200 fyrirtæki og einstaklinga. „Payday er mjög aðgengilegt Payday fyrir viðskiptavini okkar. Það þarf ekki að setja upp nein kerfi í tölvuna eða símann eins og tíðast með mörg önnur sambærilega kerfi heldur er Payday í vafranum og ekki þungt í keyrslu þar.“

Samkvæmt Birni er mikilvægt að leiðrétta algengan misskilning. „Vegna þess að við byrjuðum með fókus á einstaklinga og lítil fyrirtæki heldur fólk stundum að Payday sé bara fyrir smærri aðila. Það er alls ekki þannig. Við þjónustum líka meðalstór fyrirtæki með mikla veltu og fjölmarga starfsmenn.“

Grunnstoð í daglegum rekstri

Payday er í dag orðið mun meira en hefðbundið bókhaldskerfi. Lausnin er hönnuð sem miðpunktur rekstrarins þar sem allar helstu grunnstoðir fyrirtækisins mætast á einum stað. „Þú tengir bankann þinn við Payday, við lesum inn allar færslur og þú getur afstemmt reikninga. Þú sendir reikninga í gegnum kerfið og við fylgjumst sjálfkrafa með stöðu krafna í bankanum,“ útskýrir Björn.

Þar að auki eru samskipti við skattyfirvöld og lífeyrissjóði sjálfvirk, sem sparar bæði tíma og dregur úr villuhættu. Sjálfvirkni hefur verið lykilatriði frá fyrsta degi og það er að mati Björns helst sá þáttur sem greinir fyrirtækið frá samkeppnisaðilum. „Miklu fleiri hlutir gerast sjálfkrafa í okkar kerfi. Það hefur alltaf verið stór fókus hjá okkur og er það enn frekar í dag.“

„Það er lítið mál að fara úr öðru bókhaldskerfi og yfir í Payday.”   Elín Björg og María Kristín, eigendur Afstemma bókhaldsstofu.

Fyrirtækið leggur sérstaka áherslu á að þjónusta lítil og meðalstór fyrirtæki. „Lítil og meðalstór fyrirtæki eru um 85% af markaðnum og það mun alltaf vera okkar fókus. Við erum ekki að fara í sérlausnir fyrir allra stærstu fyrirtækin. Okkar styrkur liggur í einfaldri skýjalausn sem auðvelt er að innleiða og koma í notkun á örfáum mínútum.“

Gervigreind sem nýr fjármálastjóri í skýinu

Framtíðarsýnin hjá Payday snýst að stórum hluta um áframhaldandi sjálfvirkni með hjálp gervigreindar. „Við höfum frá byrjun verið leiðandi í sjálfvirkni og ætlum að leiða þá þróun áfram með hjálp gervigreindar,“ segir Björn. Á þessu ári verða kynntar nýjar lausnir sem gera bankaafstemmingar enn sjálfvirkari. Með gervigreind verður hægt að setja upp reglur sem bóka færslur sjálfkrafa og draga þannig enn frekar úr handvirkri vinnu.

Fyrirtækið notar einnig gervigreind til að lesa reikninga og skjöl sem berast inn í kerfið, draga út réttar upplýsingar og færa þær sjálfkrafa. „Við erum líka að þróa lausnir þar sem notandinn getur í raun talað við eins konar fjármálastjóra í skýinu,“ segir Björn. „Þú getur til dæmis spurt: Ég er með þennan reikning, hvernig á ég að bóka hann? Þá les kerfið hann, leggur til færslu og spyr hvort þú viljir framkvæma hana.“

Þessi þróun snýst ekki aðeins um tæknina sjálfa heldur um að gefa stjórnendum meira svigrúm til vaxtar. „Markmiðið er að fólk eyði minni tíma í pappírsvinnu og meiri tíma í að byggja upp fyrirtækið sitt.“

Náið samstarf við bókara og endurskoðendur

Þrátt fyrir mikla áherslu á sjálfvirkni leggur Payday ríka áherslu á samstarf við fagaðila. Fyrirtækið vinnur í dag með hátt í 50 bókurum og endurskoðendum og hefur þróað sérstaka „fagaðilagátt“ fyrir bókhaldsstofur. „Þar fá þeir miklu betri yfirsýn yfir stöðu viðskiptavina sinna. Bókhaldsstofa sem þjónustar 50 eða 100 fyrirtæki getur á einum stað séð hvað þarf að gera hjá hverjum og einum,“ segir Björn.

Einnig þar er gervigreindin farin að gegna stóru hlutverki, meðal annars við að benda á atriði sem þarfnast nánari skoðunar. „Markmiðið er að hjálpa fagaðilum að þjónusta fleiri viðskiptavini með sama fjölda starfsmanna.“

Í stuttu máli hefur Payday farið frá því að vera einföld lausn fyrir einstaklinga og frumkvöðla yfir í að verða eins konar stafrænt hjarta í rekstri þúsunda íslenskra fyrirtækja og þróunin virðist rétt að hefjast.