Geta stofnanir sparað og bætt þjónustuna?

Aðhaldskrafa ríkisstjórnarinnar getur hraðað þróun gagnavinnslu, sjálfvirkni og ábyrgrar notkunar gervigreindar

Ég fagna því að ríkisstjórnin geri opinberum stofnunum skýra kröfu um aðhald. Hún getur orðið sú hvatning sem þarf til að endurskoða gamalt vinnulag og nýta tæknina betur. Ef vel tekst til lækkar kostnaður á sama tíma og þjónustan verður hraðari og markvissari.

Í fjárlagafrumvarpinu fyrir árið 2027 eru lagðar til ráðstafanir sem eiga að draga úr útgjaldavexti ríkissjóðs um 44,2 milljarða króna. Þar á meðal er almenn aðhaldskrafa og gert er ráð fyrir að stöðugildum fækki um 1%, eða um 200. Sú fækkun á að lækka árleg útgjöld um rúma þrjá milljarða króna.

Það kann að hljóma undarlega að fagna slíkri kröfu. Ég geri það þó af einfaldri ástæðu. Opinberar stofnanir hafa á undanförnum árum safnað miklu magni af gögnum og tekið upp fjölda stafrænna kerfa. Við höfum hins vegar ekki alls staðar breytt vinnulaginu jafn hratt. Aðhaldskrafan getur gefið þeirri þróun þann forgang sem hana hefur vantað.

Við eigum því ekki að byrja á því að dreifa prósentuskerðingu jafnt yfir allan reksturinn. Betra er að skoða hvaða verk taka mestan tíma, hvar sömu upplýsingar eru skráðar oftar en einu sinni og hvaða verkefni má leysa á einfaldari hátt. Þar liggur raunverulegt svigrúm til hagræðingar.

Aðhald getur hraðað breytingum

Í daglegum rekstri fá brýnustu verkefnin yfirleitt forgang. Kerfin halda áfram að virka, starfsfólkið finnur leiðir fram hjá veikleikum þeirra og umbætur bíða betri tíma. Sá tími kemur sjaldan af sjálfu sér. Skýr krafa um hagræðingu getur rofið þetta mynstur og kallað á raunverulega endurskoðun á vinnunni.

Ég þekki það úr eigin starfi að sérfræðingar geta varið ótrúlega miklum tíma í að leita að nýjustu útgáfu skjals, færa upplýsingar milli kerfa eða bera ný skil saman við eldri gögn. Hvert skref virðist lítið. Þegar þau eru endurtekin hundruð eða þúsundir sinnum á ári verður kostnaðurinn verulegur.

Gögn úr málaskrám, þjónustugáttum og fjármálakerfum geta sýnt hvar mál bíða, hvaða upplýsingar vantar oftast og hvar vinna er endurtekin. Markmiðið er ekki að fylgjast með hverri mínútu starfsmanns. Það er að sjá ferlið í heild og finna hindranir sem starfsfólkið hefur lengi þurft að sætta sig við.

Slík greining hjálpar stofnun að velja réttu verkefnin. Mest svigrúm er yfirleitt þar sem málin eru mörg, skrefin endurtekin og reglurnar skýrar. Þar má byrja, sýna fram á árangur og færa lausnina síðan yfir á önnur verkefni.

Um leið þarf að spyrja hvort öll verkefnin eigi enn rétt á sér. Skýrsla sem enginn notar verður ekki gagnleg þótt nýtt kerfi framleiði hana hraðar. Aðhaldið gefur okkur líka tilefni til að hætta óþarfa vinnu.

Gögn og sjálfvirkni skapa svigrúm

Fyrstu tækifærin eru oft einföld. Kerfi getur athugað hvort nauðsynlegar upplýsingar vanti, sent áminningu og vísað máli til rétts teymis. Gögn sem berast á skipulögðu formi má flytja sjálfvirkt milli kerfa í stað þess að starfsmaður slái þau inn aftur.

Stofnun getur til dæmis fengið hundruð skýrslna með tölum og viðhengjum. Í dag gæti starfsmaður þurft að opna hverja skýrslu, bera hana saman við fyrri skil og senda tölvupóst ef eitthvað vantar. Sjálfvirk athugun getur tekið fyrsta yfirferðarhringinn. Starfsmaðurinn beinir þá athyglinni að frávikunum og þeim málum sem þurfa faglegt mat.

Gervigreind getur síðan unnið með gögn sem berast ekki í snyrtilegum töflum. Hún getur lesið löng fylgiskjöl, dregið fram dagsetningar og lykilatriði, tekið saman breytingar frá fyrri útgáfu og fundið sambærileg mál. Það getur stytt undirbúning máls verulega og gefið sérfræðingnum meiri tíma fyrir matið sem krefst þekkingar hans.

Ábyrgðin á hins vegar áfram að vera hjá starfsmanninum. Kerfið má undirbúa mál, finna heimildir og benda á frávik. Ákvörðun um réttindi, skyldur eða viðurlög þarf að vera tekin af fólki sem getur yfirfarið niðurstöðuna, leiðrétt villur og útskýrt ákvörðunina.

Í greinargerð fjárlagafrumvarpsins er sérstaklega gert ráð fyrir að hagræðing í heilbrigðisþjónustu náist eftir fremsta megni með endurskipulagningu, aukinni sjálfvirknivæðingu, betri nýtingu stoðþjónustu og samræmingu verkferla fremur en skerðingu á grunnþjónustu. Það er skynsamleg nálgun sem má nota mun víðar í ríkisrekstrinum.

Ávinningurinn verður mestur þegar nýja lausnin leysir gamla skrefið af hólmi. Ef starfsfólk þarf áfram að halda eigin Excel-skjölum, yfirfara allt frá grunni og skrá niðurstöðuna í tvö kerfi hefur tæknin aðeins bætt við verkefnum. Innleiðingunni lýkur þegar gamla verklagið er farið út.

Tíminn sem sparast getur stytt bið, gert stofnun kleift að sinna fleiri málum án nýráðninga og fært sérfræðinga nær faglegum verkefnum. Eðlileg starfsmannavelta getur síðan skilað hluta þeirrar fækkunar sem krafist er, eftir að tæknin hefur dregið úr handavinnunni.

Sameiginleg uppbygging skilar meiri árangri

Íslenska ríkið er of lítið til að hver stofnun byggi eigin lausnir fyrir sambærileg verkefni. Ríkið ætti að bjóða stofnunum sameiginlegt og öruggt umhverfi fyrir gervigreind, skjalalestur og gagnaflutning. Stofnanirnar geta síðan lagað notkunina að sínu hlutverki í stað þess að hver og ein stofnun greiði fyrir sömu innkaup, öryggisgreiningu og kerfistengingar.

Aðhaldið þarf jafnframt að gefa svigrúm fyrir fjárfestingar sem lækka rekstrarkostnað síðar. Verkefni ættu að fá skýran eiganda, skilgreindan ávinning og stuttan tíma til að sanna sig. Ef tilraun skilar árangri má stækka hana. Ef hún gerir það ekki á að hætta henni og nýta reynsluna.

Mælingarnar þurfa að hefjast áður en kerfi er keypt. Við þurfum að vita hvað eitt mál kostar, hversu mikill tími fer í handvirka skráningu, hversu oft gögn eru leiðrétt og hversu lengi notandinn bíður. Sömu atriði þarf að mæla eftir breytinguna. Þá sést hvort stofnunin hefur raunverulega sparað og hvort þjónustan hafi batnað.

Starfsfólkið þarf að taka þátt frá byrjun. Það veit hvar vinnan festist og hvaða undantekningar kerfin þurfa að ráða við. Þegar fólkið sem vinnur verkin fær að móta lausnina aukast líkurnar á að hún verði notuð og að gamla vinnulagið hverfi í raun.

Geta stofnanir þá sparað og bætt þjónustuna? Já. Aðhaldskrafan getur hraðað þróun gagnavinnslu og notkun sjálfvirkni og gervigreindar í opinberum rekstri. Til þess þarf að velja verkefni út frá gögnum, fjárfesta í sameiginlegum lausnum, leggja niður gamla handavinnu og mæla árangurinn. Þá verður aðhaldið hvatning til að byggja upp betri ríkisrekstur og skilar meiru en lægri útgjöldum einum saman.

Höfundur er deildarstjóri fiskeldis hjá Matvælastofnun. Greinin er skrifuð í eigin nafni og endurspeglar persónuleg fagleg sjónarmið höfundar.